نحرص في أكاديمية غرفة جازان على استقبال شكاوى المستفيدين ومقترحاتهم والتعامل معها بوضوح وسرية، بما يسهم في تحسين جودة الخدمات والبرامج التدريبية وتطوير تجربة المستفيد.
تتبع أكاديمية غرفة جازان آلية واضحة لاستقبال الشكاوى والمقترحات ودراستها ومعالجتها، بما يساعد على تطوير الخدمات المقدمة وتحسين تجربة المستفيدين.
يمكن للمستفيد تقديم شكواه أو مقترحه من خلال إحدى قنوات التواصل المعتمدة التالية:
يمكن التواصل عبر قنوات الأكاديمية الرسمية في وسائل التواصل الاجتماعي.
منصات التواصل الرسميةيمكن تعبئة نموذج التواصل الإلكتروني وإرساله إلى الأكاديمية.
الانتقال إلى نموذج التواصليتم استقبال الشكاوى والمقترحات عبر البريد الإلكتروني أو إحدى وسائل التواصل المعتمدة.
يقوم موظفو علاقات العملاء والدعم الفني بتنظيم الشكاوى والاعتراضات وتسجيلها في ملف مخصص.
يتم تمرير الشكوى أو المقترح إلى الأطراف أو الجهات المعنية لدراسته واتخاذ الإجراء المناسب.
يتم التواصل مع مقدم الشكوى أو المقترح عند الحاجة لاستكمال المعلومات أو توضيح التفاصيل.
يمكن تقديم الشكاوى المتعلقة بالأفعال أو القرارات التي تقع ضمن نطاق عمل الأكاديمية.
يرجى من مقدم الشكوى تعريف نفسه وتحديد موضوع الشكوى بوضوح، وبيان ما يتوقع تحقيقه منها.
يُفضل تقديم المعلومات والتفاصيل ذات الصلة بالشكوى وإرفاق المستندات أو الأدلة المتاحة.
تُرفع الشكوى خلال مدة لا تتجاوز 10 أيام من تاريخ حدوثها، وفق الآلية المعتمدة.
يتم التعامل مع جميع الشكاوى بسرية، مع اتخاذ الإجراءات اللازمة للمحافظة على سرية المعلومات والوثائق المتعلقة بها.
في حال قبول الشكوى، يتم تحديد إطار زمني لمعالجتها وإبلاغ مقدمها بالموعد المتوقع للرد الرسمي.
في حال رفض الشكوى، يتم إبلاغ المستفيد بذلك مع توضيح الأسباب وفق الإجراءات المعتمدة.
يتم التعامل مع الشكوى باهتمام وموضوعية، إلى حين التحقق من تفاصيلها ودراسة ملابساتها.
تضمن الأكاديمية سرية معلومات مقدم الشكوى والجهة المعنية بالشكوى والبيانات المرتبطة بها.
يتخذ المعنيون الإجراءات والاحتياطات اللازمة للحفاظ على سرية الشكاوى والوثائق والمعلومات المتعلقة بها، سواء كانت ورقية أو إلكترونية أو مسجلة.
يحق للأكاديمية قبول أو رفض الشكوى إذا كانت غير واضحة أو تعذر دراستها بسبب عدم استكمال المعلومات المطلوبة أو عدم الرد من مقدم الشكوى خلال الفترة المحددة.
المحافظة على سرية الاقتراحات والوثائق والمعلومات المرتبطة بها.
يتم تسجيل المقترح باسم مقدمه وفق الإجراءات المتبعة.
يلتزم كل من يتعامل مع نظام الاقتراحات بالمحافظة على سرية المعلومات.
يتم اتخاذ الإجراءات اللازمة لضمان عدم تأثر وضع الموظف نتيجة تقديمه للاقتراح.
يتم العمل على حل الشكوى وإغلاقها خلال مدة أقصاها أسبوع واحد من تاريخ تقديمها، وفق الإجراءات المعتمدة.
يتم تقديم الشكوى أو الاقتراح عبر إحدى قنوات التواصل المعتمدة.
يتم تسجيل الشكوى وإحالتها إلى الإدارة أو الجهة المعنية لدراستها.
يقوم الفريق المختص بدراسة الشكوى أو الاقتراح والتواصل مع مقدمها عند الحاجة.
إذا لم تتم معالجة الشكوى خلال المدة المحددة، يتم تصعيدها إلى الإدارة العليا عبر البريد: [email protected]
في حال عدم حل الشكوى، يمكن لمقدمها التواصل مع المركز الوطني للتعليم الإلكتروني عبر الرقم الموحد:
920015991نقدر ملاحظاتكم ومقترحاتكم، ونسعى من خلالها إلى تطوير خدمات الأكاديمية وتحسين تجربة المستفيدين باستمرار.
